檔案室建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)及要求考核是確保檔案室符合國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的重要環(huán)節(jié)。在撰寫時,應(yīng)首先明確考核的目的和范圍,然后根據(jù)相關(guān)法規(guī)、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)來制定具體的評估指標(biāo)??己藘?nèi)容通常包括檔案室的物理環(huán)境、設(shè)備設(shè)施、管理制度、人員素質(zhì)等各個方面。在撰寫過程中,要注重邏輯性和條理性,確保內(nèi)容的全面性和準(zhǔn)確性。也要考慮到實際操作的可行性,避免過于理想化的要求。要注意語言的準(zhǔn)確性和規(guī)范性,確??己藞蟾娴膶I(yè)性和權(quán)威性。
以下是關(guān)于檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)及要求考核的撰寫內(nèi)容:
一、考核目標(biāo)
明確考核的目的是為了確保檔案室建設(shè)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求,保障檔案的安全、完整與有效利用。
二、考核內(nèi)容
(一)建筑與空間方面
- 面積考核
- 檢查各館室的面積是否能容納目前資料存放并且考慮了一定的發(fā)展空間。若不能滿足最小面積要求,應(yīng)根據(jù)檔案數(shù)量和未來增長預(yù)期進行扣分。引用:各館室的最小面積應(yīng)能容納目前各資料存放,還必須考慮一定的發(fā)展空間。
- 對于采用密集架的檔案室,要考核其樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值。若采用密集架時樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值小于12kN/m2則不符合要求,應(yīng)扣分。引用:檔案室樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于5kN/㎡,采用密集架時不應(yīng)小于12kN/m2。
- 出入口與布局考核
- 每個檔案室應(yīng)設(shè)兩個獨立的出入口,檢查是否存在未按此要求設(shè)置的情況,若采用串通活套間布置方式也是不符合要求的,應(yīng)給予相應(yīng)扣分。引用:每個檔案室應(yīng)設(shè)兩個獨立的出入口,且不宜采用串通活套間布置方式。
- 檔案室內(nèi)檔案裝具布置應(yīng)成行垂直于有窗的墻面,檔案裝具間的通道應(yīng)于外墻采光窗相對應(yīng),當(dāng)無窗時,應(yīng)于管道通風(fēng)孔開口方向相對應(yīng)。不符合此布局要求的應(yīng)扣分。引用:檔案室內(nèi)檔案裝具布置應(yīng)成行垂直于有窗的墻面,檔案裝具間的通道應(yīng)于外墻采光窗相對應(yīng),當(dāng)無窗時,應(yīng)于管道通風(fēng)孔開口方向相對應(yīng)。
(二)環(huán)境條件方面
- 采光與通風(fēng)考核
- 采光方面,正常情況應(yīng)優(yōu)先采用自然光照射,若完全未考慮自然光利用且無合理原因的扣分。同時,檔案室、查閱檔案及其他技術(shù)用房應(yīng)防日光直射,并消除紫外線對檔案、資料的危害,未做到的扣分。引用:采光有自然光和人造光兩種,在正常的情況下,應(yīng)該采用自然光照射,但在條件不允許的情況下,應(yīng)采用人造光來照明。檔案室、查閱檔案及其他技術(shù)用房應(yīng)防日光直射,并均應(yīng)消除紫外線對檔案、資料的危害。
- 通風(fēng)方面,優(yōu)先考核自然通風(fēng)的設(shè)置情況,如不具備自然通風(fēng)條件,應(yīng)檢查是否采用空調(diào)等合適的通風(fēng)設(shè)備。引用:檔案室通風(fēng)也應(yīng)采用自然風(fēng),如果采用不方便的情況下可以使用空調(diào)進行通風(fēng)。
- 溫濕度考核
- 檢查是否設(shè)置長年的溫控裝置,溫濕度是否在要求范圍內(nèi)(溫度14℃ - 24℃,相對濕度45% - 60%,有溫度調(diào)節(jié)設(shè)備的,溫度的日變化幅度不得超過±2℃,相對濕度的波動幅度不得超過±5%),超出范圍應(yīng)扣分。引用:不論氣候條件如何,有條件的情況下均應(yīng)設(shè)置長年的溫控裝置,檔案室溫度相對濕度要求如下。溫濕度范圍 溫度14℃~24℃ 不小于14℃ 不大于24℃,有溫度調(diào)節(jié)設(shè)備的,溫度的日變化幅度不得超過溫度±2℃。相對濕度45%~60% 不小于45%不大于60%,相對濕度的波動幅度不得超過±5%。
- 潔凈度考核
- 地面、墻面、頂棚面是否采用不起塵的材料,開向室外的門窗是否設(shè)置紗門、紗窗,外窗是否具有較好的防塵功能,不滿足要求的扣分。引用:地面、墻面、頂棚面采用不起塵的材料。開向室外的門窗宜設(shè)置紗門,紗窗,外窗應(yīng)具有較好的防塵功能。
(三)檔案管理方面
- 分類與存放考核
- 檢查庫房內(nèi)各種檔案是否進行科學(xué)分類、排列、編號,分別上架入柜,柜架排列是否科學(xué)、合理,檔案與非檔案物品是否混放,若存在問題則扣分。引用:對庫房內(nèi)各種檔案進行科學(xué)分類、排列、編號,分別上架入柜,柜架排列科學(xué)、合理。庫房內(nèi)嚴禁存放與保存檔案無關(guān)的非檔案物品。
- 安全與維護考核
- 檢查是否采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施,這些措施是否有效,如存在安全隱患應(yīng)扣分。引用:檔案庫房必須堅固,采取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施,并經(jīng)常檢查各項措施是否有效。
- 檔案管理人員是否定期檢查檔案保管情況并做好記錄,發(fā)現(xiàn)破損和字跡模糊是否及時修補、復(fù)制,未做到的扣分。引用:檔案管理人員定期檢查檔案保管情況,做好記錄,發(fā)現(xiàn)破損和字跡模糊及時修補、復(fù)制。
- 檢查檔案的收進、整理、利用是否有詳細統(tǒng)計,數(shù)字是否準(zhǔn)確、真實,不符合要求的扣分。引用:檔案的收進、整理、利用要詳細統(tǒng)計,并做到數(shù)字準(zhǔn)確、真實。
(四)制度執(zhí)行方面
- 查閱制度考核
- 查閱檔案是否嚴格履行手續(xù),對借出檔案是否按期限及時歸還,未按制度執(zhí)行的扣分。引用:查閱檔案要嚴格履行手續(xù),閱完經(jīng)核對無誤后,及時入庫。對借出的檔案要按期限及時歸還。
- 對于涉密檔案或內(nèi)部材料的查閱,是否經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負責(zé)人批準(zhǔn),必要時報請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批,違規(guī)操作的扣分。引用:查閱涉密檔案或內(nèi)部材料,須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負責(zé)人批準(zhǔn),必要時報請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。
- 保密制度考核
未經(jīng)批準(zhǔn),是否存在私自帶檔案出館或檔案工作人員私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容的情況,如有則扣分。引用:未經(jīng)批準(zhǔn),任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容。
三、考核方式
- 實地檢查
- 檢查人員到檔案室現(xiàn)場查看建筑結(jié)構(gòu)、布局、環(huán)境條件、檔案裝具擺放等情況。
- 文件與記錄審查
- 查看檔案管理過程中的各種文件,如溫濕度記錄、檔案收進和利用統(tǒng)計文件、安全檢查記錄等,以及相關(guān)制度文件是否健全。
- 人員訪談
與檔案管理人員進行交流,了解他們對檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求的掌握程度以及實際工作中的執(zhí)行情況。
四、考核結(jié)果評定
- 優(yōu)秀
- 各項考核內(nèi)容得分率在90%及以上,檔案室建設(shè)在建筑、環(huán)境、管理和制度執(zhí)行等方面都表現(xiàn)出色。
- 良好
- 得分率在75% - 89%之間,存在一些小的問題,但不影響整體的檔案管理和安全保障。
- 合格
- 得分率在60% - 74%之間,存在較多問題需要改進,如部分環(huán)境條件不達標(biāo)或者制度執(zhí)行不夠嚴格。
- 不合格
- 得分率低于60%,檔案室建設(shè)存在嚴重不符合標(biāo)準(zhǔn)和要求的情況,需要全面整改。
五、考核結(jié)果反饋與改進
- 反饋
- 將考核結(jié)果及時反饋給檔案室相關(guān)負責(zé)人員,明確指出存在的問題和不足之處。
- 改進
- 要求檔案室針對考核中發(fā)現(xiàn)的問題制定改進計劃,并在規(guī)定時間內(nèi)完成整改,整改完成后可進行復(fù)查考核。
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